Prosedur Sistem Informasi Manajemen Persediaan

Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit

Bagian utama software rumah sakit dalam kategori sistem informasi manajemen rumah sakit, maka didalamnya terdapat prosedur sistem informasi manajemen persediaan di Rumah Sakit. Prosedur tersebut melibatkan sejumlah langkah, mungkin berbeda antara satu rumah sakit dengan rumah sakit lain, namun secara umum, langkah-langkah berikut ini dipastikan terlibat dalam proses pelaksanaannya.

1. Permintaan Persediaan (Material Request)

Sebuah permintaan persediaan adalah permintaan resmi dikeluarkan masing-masing unit kerja rumah sakit. Dengan adanya kumpulan permintaan persediaan, maka manajer pembelian melakukan rekapitulasi kebutuhan dan merencanakan pembelian persediaan, umumnya diwujudkan dalam format cetakan rangkap tiga, masing-masing untuk arsip, dan untuk unit kerja terkait dalam pengadaan persediaan barang.

Permintaan persediaan memiliki tiga tujuan, yaitu :

*     Untuk menginformasikan kebutuhan unit kerja.

*     Sebagai bentuk tanggung jawab, dalam membuat permintaan pembelian.

*     Untuk arsip referensi pembelian berikutnya.

2. Permintaan penawaran harga, dan penetapan pemasok barang (supplier)

Setelah melakukan rekap permintaan persediaan dari seluruh unit kerja, langkah berikutnya mengevaluasi penawaran harga para pemasok barang (supplier), unit kerja pembelian wajib memiliki dan memelihara daftar para pemasok barang dan perincian penawaran per satuan item barang yang dimiliki.

Penetapan pemasok barang sebagai rekanan, dilakukan setelah mengetahui dan melakukan evaluasi terhadap informasi penawaran yang diajukan, informasi rinci berupa ketersediaan barang, harga, diskon, syarat dan kondisi pembelian. Pada kasus barang khusus, dapat dilakukan dengan cara lelang.

3. Purchase Order

Langkah berikutnya, unit kerja pembelian menerbitkan pesanan pembelian barang (purchase order), pesanan pembelian adalah perjanjian kontrak dengan pemasok.

Didalam proses penerbitan PO, kemudahan operasional akan sangat menyenangkan apabila kombinasi data penetapan supplier dan data permintaan stok telah tersedia, dan hal ini merupakan salah satu fasilitas "harus tersedia" pada software rumah sakit.

Penerbitan pesanan pembelian (PO - purchase order), ditandatangani oleh pejabat, dengan ketentuan berdasarkan besaran nilai PO, untuk nilai besaran tertentu, harus ditandatangani oleh lebih dari satu pejabat terkait, format dokumen pesanan pembelian yang berlaku, dapat disiapkan dalam lima rangkap, salinan asli dikirim ke pemasok, selebihnya untuk unit terkait, dan arsip.

4. Penerimaan Barang (Material Receipt / Return)

Unit kerja penerima barang melakukan pemeriksaan terhadap barang yang diterima dari pemasok barang, melakukan verifikasi barang dengan bantuan catatan lembar pengiriman dan salinan pesanan pembelian.

Pemasok mengirimkan informasi rinci dan faktur barang yang dikirimnya, hal ini untuk melakukan verifikasi, memeriksa kuantitas, kondisi fisik barang, dengan membuat perbandingan antara lembar pesanan pembelian dengan kondisi status kirim item barang.

5. Pembayaran Tagihan Faktur

Ketika faktur diterima dari pemasok, kemudian dikirim ke gudang dan unit kerja akuntansi, untuk dilakukan verifikasi kualitas barang, harga barang sesuai faktur, dan memeriksa dokumen yang diperlukan, unit kerja keuangan memiliki kewajiban melakukan pembayaran kepada pemasok.

6. Peringkat pemasok barang

Dari kinerja para pemasok barang, dapat ditampilkan peringkat penilaian dalam kategori Memuaskan sampai dengan kategori Biasa, dan penilaian ini dapat diambil dari data lead time mereka.

Semua prosedur diatas, akan sangat sulit dalam penerapan implementasinya, apabila tidak didukung dengan ketersediaan informasi riwayat pengadaan per item barang, terutama harga, diskon, dan bonus (merupakan manfaat dari pengadaan massal dan kontinyu) serta riwayat kinerja para supplier.

Ketersediaan data riwayat, akan mendukung informasi periodik (bisa bulanan, triwulan, semester dan tahunan) berguna sebagai bahan dasar terbitnya keputusan manajemen dalam upaya peningkatan efektifitas dan efisiensi kinerja rumah sakit.

Baca : Gudang Fasilitas Rumah Sakit

Semoga bermanfaat.